มีการเปลี่ยนแปลงมากมายนับจากอดีตที่ใช้เครื่องแฟกซ์และโต๊ะทำงานแบบเป็นช่องซึ่งแพร่หลายไปทั่วโลก จนถึงปัจจุบันที่รูปแบบการทำงาน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี และการจัดสรรพื้นที่สำนักงาน รวมถึงวัฒนธรรมการทำงานได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา มีบริษัทไทยและบริษัทข้ามชาติในกรุงเทพฯ จำนวนมากขึ้นที่ตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เมื่อมองหาอาคารสำนักงานและออกแบบพื้นที่การทำงาน
นางสาวรุ่งรัตน์ วีระภาคย์การุณ หัวหน้าแผนกพื้นที่สำนักงาน ซีบีอาร์อี ประเทศไทย กล่าวว่า “จากการวิจัยของซีบีอาร์อีพบว่าเป้าหมายหลักขององค์กรต่างๆ ยังเหมือนเดิม คือ การดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถสูงเอาไว้ ส่งเสริมให้พนักงานเหล่านั้นสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้สำเร็จ และช่วยให้องค์กรมีผลประกอบการที่ดี”
“สิ่งที่กำลังเปลี่ยนแปลง คือ บทบาทของสถานที่ทำงานในการส่งเสริมให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ องค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงตระหนักถึงคุณค่าที่สำคัญของสถานที่ทำงานในฐานะที่เป็นจุดหมายปลายทางสำหรับพนักงานของพวกเขา เป็นสถานที่ที่พนักงานอยู่รวมกันเป็นชุมชน ส่งเสริมวัฒนธรรมและความเชื่อมโยงให้เกิดขึ้นเพื่อสร้างเป้าหมายและจัดเตรียมทรัพยากรต่างๆ ที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด” นางสาวรุ่งรัตน์กล่าวเพิ่มเติม
ในปัจจุบัน มีบริษัทมากขึ้นที่มองพนักงานเป็นเสมือนผู้บริโภค ซึ่งนำไปสู่การออกแบบพื้นที่ทำงานเพื่อสนับสนุนแนวคิดดังกล่าว
องค์กรต่างพยายามจัดสรรสภาพแวดล้อมที่ช่วยทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุข มีสุขภาพที่ดี และทำงานได้สำเร็จและมีประสิทธิภาพ ซึ่งต่างกับในทศวรรษที่ผ่านมา พนักงานจะคุ้นเคยกับสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆในอาคาร ที่จำเป็นต่อการทำงานในแต่ละวันเท่านั้น เช่น โรงอาหารราคาประหยัด ร้านสะดวกซื้อ ร้านกาแฟ และธนาคารหรือตู้ ATM แต่ทุกวันนี้พนักงานต้องการตัวเลือกอาหารเพื่อสุขภาพที่หลากหลาย ในระดับราคาที่เหมาะสม รวมถึงสถานที่ออกกำลังกายและสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่หลากหลาย
สิ่งอำนวยความสะดวกมากมายไม่ใช่เพียงเรื่องเดียวที่ทำให้สถานที่ทำงานเปลี่ยนแปลงไปในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การวางผังพื้นที่และการออกแบบก็มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เช่นกัน ห้องทำงานในมุมที่เป็นส่วนตัวพร้อมประตูไม้หนาและคอกทำงานสี่เหลี่ยมแบบดั้งเดิมได้หายไปนานแล้ว ออฟฟิศรุ่นใหม่ในปัจจุบันจะมีความโปร่งโล่ง ส่งเสริมการอยู่ร่วมกันและการทำงานร่วมกัน มีการจัดลำดับความสำคัญของการทำงานอย่างเท่าเทียม ซึ่งทำให้สำนักงานมีสภาพแวดล้อมที่หลากหลายทั้งในรูปแบบเปิดและแบบปิด แม้ว่าการออกแบบสำนักงานรุ่นใหม่เหล่านี้จะเริ่มเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะมีประสิทธิภาพเสมอไป
แผนกวิจัย ซีบีอาร์อี รายงานว่า "โต๊ะทำงานส่วนกลางที่เปิดโล่งซึ่งไม่มีความเป็นส่วนตัวจะถือว่ามีประโยชน์หากพนักงานสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ แต่หากคุณมาทำงานและไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้เกิดความกังวลอย่างมาก"
ในท้ายที่สุด ผลประกอบการของบริษัทขึ้นอยู่กับผลการทำงานของพนักงาน การวางผังพื้นที่สำนักงานและการออกแบบที่ประสบความสำเร็จนั้นไม่มีแบบสำเร็จรูปที่จะเหมาะกับผู้เช่าพื้นที่ไปทุกราย
เมื่อพนักงานอยู่ในพื้นที่ทำงาน เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ทำให้การสื่อสารและการทำงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น นอกจากนี้บริษัทต่างกำลังใช้เทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่สร้างสรรค์ ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้คนได้ดียิ่งขึ้น และในขณะเดียวกันก็สามารถใช้พื้นที่อย่างประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น บริษัทนำเอาเทคโนโลยีที่สามารถตรวจจับและตอบสนองต่อการเคลื่อนไหวของมนุษย์ ตั้งแต่การนำระบบเซ็นเซอร์มาใช้ในห้องเพื่อตรวจจับการเคลื่อนไหวไปจนถึงระบบโซนาร์จากการติดตั้งแสง ไปจนถึงการตรวจจับคุณภาพอากาศซึ่งวัดความหนาแน่นของห้องประชุมตามปริมาณการผลิตก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ได้
ผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ไทยจะต้องปรับการออกแบบอาคารให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ พื้นที่ในแต่ละชั้นจะต้องรองรับรูปแบบสำนักงานที่หลากหลาย กลยุทธ์ด้านการจัดสถานที่ทำงานให้มีความยืดหยุ่นซึ่งพนักงานไม่มีโต๊ะทำงานส่วนตัวหมายถึงการมีผู้คนภายในออฟฟิศที่หนาแน่นมากขึ้น มีคนจำนวนมากขึ้นในพื้นที่ที่น้อยลง ลิฟท์โดยสาร ระบบปรับอากาศ และห้องน้ำจำเป็นต้องได้รับการออกแบบเพื่อรองรับกับความหนาแน่นที่เพิ่มขึ้นนี้
การมีสุขภาพที่ดีกลายเป็นปัจจัยที่สำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ และผู้เช่ามองหาพื้นที่ที่มีแสงธรรมชาติเข้าถึงและสามารถปรับระดับแสงได้ นอกจากนี้ ด้วยระดับมลภาวะในกรุงเทพมหานคร มาตรการภายในอาคารเพื่อรักษาคุณภาพอากาศเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้เช่าจะตั้งคำถาม
สิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลางที่เพิ่มเข้ามาเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ ผู้เช่าพื้นที่สำนักงานต้องการสิ่งเหล่านั้นแต่ค่าเช่าที่ผู้เช่าพื้นที่ร้านค้าสามารถจ่ายได้ขึ้นอยู่กับความสามารถในการสร้างรายได้ในช่วงเวลาทำการ เพียงห้าวันต่อสัปดาห์เท่านั้น ในอาคารสำนักงานระดับเกรดเอที่ดีที่สุดในย่านใจกลางธุรกิจหรือซีบีดี ค่าเช่าที่ผู้เช่าพื้นที่ร้านค้าจ่ายจะต่ำกว่าค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน ขณะที่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานนั้นสูงกว่า เนื่องจากจำเป็นต้องมีระบบปรับอากาศและบำรุงรักษาพื้นที่ส่วนกลางขนาดใหญ่ รวมทั้งจัดเตรียมระบบปรับอากาศให้แก่ผู้เช่าเหล่านี้ที่จะต้องใช้บริการด้วยระยะเวลานาน
ผู้เช่าต่างต้องปรับตัวมากขึ้นโดยออกแบบพื้นที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพ ส่งเสริมการทำงาน และดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถ
ผลกระทบโดยรวมที่จะเกิดขึ้น คือ อาคารที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของผู้เช่าได้ดีที่สุดจะสามารถเรียกค่าเช่าที่สูงได้ ผู้เช่าอาจสามารถจ่ายค่าเช่าต่อตารางเมตรในระดับที่สูงขึ้นได้เมื่อมีการย้ายสำนักงานหากจำนวนพนักงานมากขึ้นแต่สามารถใช้พื้นที่น้อยลง แต่ยังคงมีการกำหนดเพดานสำหรับค่าเช่าที่เพิ่มสูงขึ้น เพราะผู้เช่ายังคงต้องคำนึงถึงต้นทุนโดยรวม
เจ้าของอาคารสำนักงานใหม่ๆ จะต้องคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับการออกแบบ การเลือกใช้วัสดุ และสิ่งอำนวยความสะดวก รวมถึงพิจารณาความต้องการของผู้เช่าอย่างถี่ถ้วน
ด้านผู้เช่าจะต้องตระหนักถึงกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานมากขึ้นและสรุปให้ได้ก่อนเริ่มมองหาพื้นที่เช่าและออกแบบพื้นที่ ขั้นตอนนี้จะทำให้กระบวนการตัดสินใจใช้เวลานานขึ้น สำหรับบริษัทขนาดใหญ่นั่นหมายถึงการเริ่มต้นวางกลยุทธ์และขั้นตอนการคัดเลือกอย่างน้อย 18 เดือนก่อนที่จะใช้พื้นที่จริง
ซีบีอาร์อีตอบรับต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ด้วยการลงทุนในการพัฒนาประสิทธิภาพของพนักงานและทรัพยากรให้ดีมากยิ่งขึ้น เพื่อให้สามารถให้คำแนะนำในด้านกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานให้กับทั้งเจ้าของอาคารและผู้เช่าพื้นที่สำนักงาน